Informacje o przetwarzaniu danych osobowych

Skąd mamy Państwa dane?

Państwa dane pozyskaliśmy:
• bezpośrednio od Państwa,
• od podmiotu, który zawarł z naszą firmą umowę o świadczenie usług na Państwa rzecz,
• od partnera / podmiotu trzeciego współpracującego z naszą firmą, który udostępnił Państwa dane osobowe na podstawie Państwa zgody,
• ze źródeł publicznie dostępnych (np. z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, branżowych baz danych),

Kto jest administratorem Państwa danych?
Administratorem Państwa danych jest: HQ DESIGN SPÓŁKA CYWILNA, Podrzecze 163, 33-386 Podegrodzie, Regon: 121412223, NIP: 7342846330, tel. 18 4149542, fax. 18 4444932, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., www.hq-design.pl.

Jakie dane przetwarzamy?
Nasza firma przetwarza następujące kategorie danych:
• dane kontaktowe w tym (nazwa lub imię i nazwisko o ile prowadzicie Państwo działalność gospodarczą na własne imię),
• dane telefoniczne w tym podane wcześniej przez Państwa numery telefonów stacjonarnych i komórkowych,
• dane adresowe pocztowe, e-mailowe,
• dane wymagane do identyfikacji oraz na potrzeby zawarcia umowy, sprzedaży towarów, usług w tym wystawienia faktur VAT, not, korekt,
• dane identyfikacyjne niezbędne do świadczenia usług on-line,
• dane potrzebne do przygotowania dla Państwa najbardziej odpowiedniej oferty marketingowej i produktów z usługami naszej firmy (np. o naszych wyrobach, z których korzystali Państwo wcześniej).

Do czego będziemy używać Państwa danych osobowych?
Państwa dane osobowe będziemy przetwarzać w jednym lub więcej spośród następujących celów:
• w celu realizacji działań wykonywanych na Państwa żądanie,
• w celu wykonania umowy zawartej z naszą firmą na Państwa rzecz jako osoby trzeciej (art. 393 Kodeksu cywilnego), gdy stroną umowy jest inny podmiot,
• w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na naszej firmie, np. wystawienia faktury VAT, faktury korygującej, noty lub rachunku,
• w celu założenia i administrowania Państwa konta B2B w naszym systemie informatycznym ERP,
• w celach marketingowych dla produktów i usług naszej firmy,
• w celach informacyjnych tj. przekazywania Państwu na podstawia wcześniej udzielonej przez Państwa zgody na otrzymywanie od nas newsletterów oraz innych informacji drogą elektroniczną,
• w celach kurtuazyjnych tj. wysyłania Państwu życzeń okolicznościowych, w tym urodzinowych i imieninowych, prezentów,
• w celach organizacji pracy wewnątrz firmy w formie bloków telefonicznych tj. kontaktowania się Państwem indywidualnie i bezpośrednio,
• w celach gromadzenia wyżej podanych danych w bazach wewnętrznych naszej firmy do sprawniejszego zarządzania danymi,
• jeżeli wyrażą Państwo taką zgodę i wyłącznie w zakresie, na jaki się Państwo zgodzą, będziemy przetwarzać Państwa dane w celu prowadzenia następujących rodzajów badań rynku i opinii: badania ilościowe, rodzajowe (ankiety i testy) lub badania jakościowe i opiniotwórcze (wywiady osobiste).

Czy mają Państwo obowiązek podać dane osobowe?
W zakresie, w jakim przetwarzanie Państwa danych następuje w celu wykonania umowy z naszą firmą (kupno, sprzedaż, współpraca) podanie przez Państwa danych jest warunkiem zawarcia tej umowy. Podanie danych ma charakter dobrowolny, lecz jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, szczególnie w przypadku płatności za towar lub usługę z odroczonym terminem płatności. W przypadku niepodania danych osobowych umowa nie będzie zawarta, a Państwa wszystkie zakupy w naszej firmie będą realizowane w formie przedpłat za otrzymanie towaru lub usługi. Podanie danych niezbędnych do wystawienia faktury jest obowiązkiem ustawowym i wynika z Ustawy o podatku od towarów i usług. W pozostałym zakresie podanie danych osobowych jest dobrowolne, nie jest wymogiem ustawowym lub umownym oraz nie stanowi warunku zawarcia umowy.

Jak cofnąć zgodę?
Można wyrazić zarówno wszystkie zgody lub niektóre z nich, jak i nie wyrazić żadnej. W każdej chwili mogą Państwo cofnąć każdą zgodę udzieloną naszej firmie w związku z przetwarzaniem danych osobowych bez ponoszenia negatywnych konsekwencji. Wystarczy wysłać e-mail, zadzwonić lub przesłać wiadomość pocztą tradycyjną na wskazane powyżej dane kontaktowe. Wolę cofnięcia zgody można wyrazić w dowolny sposób, jedynym warunkiem jest, aby dotarła ona do naszej wiadomości. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych przed jego dokonaniem, tzn. do momentu cofnięcia zgody przetwarzanie Państwa danych przez naszą firmę jest legalne.

Jak skontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych osobowych?
Można to zrobić telefonicznie pod numerem telefonu: 502 36 33 12 lub e-mailowo pod adresem: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..

Na jakiej podstawie będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe?
Podstawą przetwarzania danych osobowych jest, w zależności od wykonywanych czynności:
• zawarcie i wykonanie umowy z naszą firmą,
• wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na naszej firmie (np. wystawienie faktury),
• prawnie uzasadniony interes naszej firmy (marketing bezpośredni swoich produktów i usług lub wykonanie umowy zawartej z naszą firmą na Państwa rzecz jako osoby trzeciej, gdy stroną umowy jest inny podmiot),
• wyrażona przez Państwa zgoda.

Kiedy i komu możemy przekazać dane, a komu na pewno ich nie przekażemy?
Państwa dane możemy ujawnić odbiorcom, w postaci firm z nami współpracujących i wykonujących zadania na nasze zlecenie i naszą rzecz np. (firmy windykacyjne, transportowe, prawnicze, informatyczne).

Co mogą Państwo robić z przekazanymi nam danymi osobowymi?
Mają Państwo prawo do żądania od naszej firmy dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także możemy je na Państwa żądanie przenieść do innego administratora danych. Odnośnie do przetwarzania Państwa danych w celu marketingu własnych produktów lub usług naszej firmy mogą Państwo wnieść sprzeciw.

Do kiedy będziemy przechowywać Państwa dane?
• Państwa dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy łączącej Państwa z naszą firmą lub umowy zawartej przez inny podmiot na Państwa rzecz, a po tym czasie przez okres czasu odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie może podnosić nasza firma i jakie mogą być podnoszone wobec naszej firmy.
• Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny do wypełnienia tego obowiązku.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody będziemy przetwarzać do czasu wycofania przez Państwa tej zgody.
• Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy podstawą tego przetwarzania jest wykonanie umowy zawartej z naszą firmą na Państwa rzecz, dane będą przetwarzane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionego interesu stanowiącego podstawę tego przetwarzania.
• Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy podstawą tego przetwarzania jest marketing bezpośredni swoich produktów i usług, Państwa dane osobowe będą przetwarzane do czasu wniesienia przez Państwa sprzeciwu.

Gdzie mogą Państwo wnieść skargę na przetwarzanie danych osobowych przez naszą firmę?
Obecnie takie skargi kierować można do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Chcielibyśmy jednak zaznaczyć, że wkrótce właściwym organem nadzorczym w tej kwestii może być Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jak nie będziemy przetwarzać danych osobowych?
Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu (np. profilowaniu), które wywołuje wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływa, niemniej jednak korzystamy z plików cookies, Google Analytics oraz innych systemów rejestrujących ruch na naszych stronach internetowych (profilowanie w celach marketingowych).